Semplificare la complessità della gestione della documentazione legata al ciclo dell'ordine

La creazione e la gestione della documentazione legata al ciclo dell’ordine è per sua natura un procedimento complesso. A partire dalla conferma d’ordine, fino ad arrivare al pagamento delle fatture, il processo gestito manualmente si risolve con tempi e in luoghi diversi, con il rischio costante di errori o dati incompleti che causano ritardi e problemi da gestire.

In questo articolo spieghiamo come la dematerializzazione dei documenti e l’adozione di processi standard, come una soluzione EDI basata su cloud, possano ridurre la complessità del processo, con numerosi e importanti vantaggi organizzativi ed economici.

La trappola del documento cartaceo

I documenti legati al ciclo dell’ordine sono indispensabili per tenere traccia delle transazioni che avvengono tra clienti e fornitori: ordine, conferma d’ordine, DDT e fattura accompagnano lo scambio di merci e servizi durante tutto il processo.

Quando i documenti sono creati e gestiti manualmente, purtroppo, è necessario mettere in conto perdite di tempo e di energie, spese per tenere traccia dei movimenti. E poiché le varie fasi della transazione si completano in momenti e in luoghi differenti, è molto probabile che si possano generare degli errori, oppure che le informazioni siano incomplete.

Ecco allora che i referenti dovranno gestire una quantità incredibile di email, o peggio, di fax e posta cartacea: sarà necessario un lavoro di archiviazione manuale, si perderà tempo prezioso a rincorrere al telefono i colleghi della logistica per sapere dove si trova la merce, si dovranno passare a mano enormi fogli Excel per trovare un singolo errore. Saranno spesso necessarie verifiche e riconciliazioni con il proprio sistema gestionale, causando tempi di attesa che possono, nei casi peggiori, compromettere i rapporti commerciali tra cliente e fornitore.

Una complessità di gestione documentale che si somma a spese importanti sul fronte delle risorse umane da dedicare alle funzioni di back office e ai costi vivi per i materiali consumabili per stampare i documenti cartacei.

Dematerializzare il ciclo dell’ordine aiuta a semplificare e ottimizzare le risorse

Se da un lato il cambiamento organizzativo e del mindset aziendale incontra sempre una forte resistenza, l’obbligo della fatturazione elettronica in vigore dal 2019 ha in qualche modo dato una forte spinta alla digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine.

Sempre più aziende adottano soluzioni per gestire il processo via EDI [link al primo articolo], uno standard internazionale che permette la comunicazione tra i sistemi informatici di azienda diverse.

La potenza di adeguarsi a degli standard consente di parlare un linguaggio comune, senza rinunciare alla propria singolarità, che si risolve nella possibilità di inserire in un sistema automatizzato le proprie condizioni di vendita, consegna e pagamento in base agli accordi commerciali.

I vantaggi della dematerializzazione dei documenti del ciclo dell’ordine sono essenzialmente tre: velocità di creazione e comunicazione, sicurezza dei dati e precisione delle informazioni. Benefici che si traducono immediatamente in una gestione più semplice, più snella e sicuramente meno costosa.

Per fare un esempio concreto, basti pensare che l’introduzione della fattura elettronica, secondo lo studio condotto dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano, ha comportato un risparmio tra i 7,5 e gli 11,5 Euro a fattura (vedi l’infografica).

Con un risparmio riproporzionato sugli altri documenti del ciclo dell’ordine, è facile intuire che gli investimenti di tempo e di risorse per adottare nuove soluzioni, rientrerebbero già nel breve periodo, andando ad amplificare i vantaggi di una gestione più semplice ed efficiente.

Ad esempio, CloudEDI è la soluzione proposta da Metel per creare, gestire, distribuire e archiviare i documenti legati al ciclo dell’ordine da un unico luogo. Una piattaforma completa per le aziende che vogliono ridurre la complessità e aumentare l’efficienza per rimanere competitive in un mercato sempre più veloce.