La fase di archiviazione elettronica nel ciclo dell’ordine

L’archiviazione elettronica dei documenti legati al ciclo dell’ordine è un processo che richiede precisione ed efficienza affinché non si verifichino errori, perdite di tempo e inadempienze fiscali o nei confronti di clienti e fornitori.

Se ormai tutte le aziende hanno capito le opportunità offerte dalla digitalizzazione e dalla dematerializzazione, rimane un buon margine di miglioramento nello scambio dei documenti in formato elettronico. Ecco perché Metel® ha pensato a delle soluzioni smart e flessibili per migliorare il processo di archiviazione.

Soluzioni Metel® per l’archiviazione smart: mai più senza
 

Una volta, la merce si spostava insieme a una marea di carta intestata: ordine, conferma d’ordine, ddt e fattura erano tutti documenti che andavano compilati, inviati, firmati, controllati e archiviati in ingombranti faldoni.

Oggi, per fortuna, la maggior parte delle aziende ha adottato dei gestionali informatici per generare e inviare in digitale i documenti legati al ciclo dell’ordine.

Tuttavia, non sempre i sistemi informatici di due aziende diverse riescono a comunicare in modo automatizzato. Ecco perché Metel® ha pensato a delle soluzioni specifiche per far risparmiare tempo e denaro alle aziende:

●      PDF2EDI è un software che traduce i PDF in tracciati standardizzati. In pratica, se il vostro partner commerciale, ad esempio, vi invia la conferma d’ordine con un PDF via email (o anche in altri formati, come XML, TXT, EXCEL), PDF2EDI è in grado di riconoscere il documento e trasformarlo in standard Metel® o un formato a scelta, importandolo nel gestionale dell’azienda.

●      MIB2B (Metel® Invoice Business to Business) consente di inviare, ricevere e tenere traccia delle fatture in modo facile e veloce. Tramite apposito portale, infatti, è possibile consultare le fatture, archiviare i documenti e avvalersi di pratiche funzionalità per l’esportazione e la condivisione dei file. 

I vantaggi di un processo di archiviazione elettronica efficiente
 

Un processo di archiviazione fluido ed efficiente consente alle aziende di ottimizzare l’operatività legata alla gestione del ciclo dell’ordine, ottenendo una serie di vantaggi misurabili. Innanzitutto, adottare delle procedure standard e automatizzate permette un flusso dei documenti più veloce, riducendo sensibilmente il margine d’errore, rispetto a un’archiviazione eseguita con operazioni di data entry manuale. L’archiviazione elettronica, inoltre, consente un maggior grado di tracciabilità e controllo dei processi, con un risparmio in termini di costi e di tempi di check e validazione a mano. Infine, un archivio elettronico, consultabile tramite ricerca automatica, diventa uno strumento indispensabile per le attività di back office.