Scambio di dati nel ciclo dell’ordine: come avviene

La relazione commerciale tra cliente e fornitore prevede la creazione di una documentazione specifica in ogni fase del processo di vendita-acquisto del prodotto. Tipicamente, i documenti scambiati sono: ordine, conferma d’ordine, DDT e fattura. In sintesi, questo scambio viene definito con l’espressione di ciclo dell’ordine.

Nell’era digitale e della dematerializzazione, i documenti prendono la forma di dati: informazioni in formato elettronico che vengono scambiate tra due aziende. 

Come avviene lo scambio di dati e perché è importante puntare sull’efficienza e sull’efficacia 

Come in qualsiasi transazione, le esigenze principali di entrambe le parti si sviluppano principalmente su due dimensioni:

●      Gestire lo scambio in regime di efficienza, ovvero i dati sono completi e verificati, e trasmessi nel minor tempo possibile rendendo efficace il rapporto con il cliente finale. 

●      Semplificare al massimo i processi affinché si riducano, al contempo, manualità e conseguenti errori.

In quest’ottica è facile intuire che, pur non essendoci regole prestabilite per lo scambio di dati nelle varie fasi del ciclo dell’ordine, trovare delle soluzioni efficienti sia la priorità per qualsiasi azienda che opera nel mercato.

Abbandonata la carta, oggi non è più sufficiente scambiare i dati via email. Ogni azienda, infatti, ha un proprio sistema gestionale per misurarsi con l’avanzamento degli ordini e ridurre al minimo le attività amministrative, così come ricevere listini che presentino una chiara politica commerciale (famiglie di sconto abbinate all’articolo), uno stato del prodotto sempre aggiornato (nuovo, disponibile, in annullamento, annullato) e via via tutti i parametri che facciano percepire un servizio d’eccellenza al cliente finale.

L’unico modo per rendere efficiente lo scambio di dati è giocare su un terreno comune, parlando lo stesso linguaggio. In questo senso, Metel® è impegnata da anni nel fornire soluzioni all’insegna dell’innovazione e per rispondere alle nuove esigenze dettate dalla trasformazione digitale.

Soluzioni standard per gestire lo scambio di dati del ciclo dell’ordine
 

Adottare degli standard di linguaggio, soprattutto nello scambio di dati, permette alle aziende di rendere più efficienti i processi. Per quanto riguarda la filiera del materiale elettrico (ma non solo), oggi ci sono due importanti standard da considerare quando si tratta dei documenti legati al ciclo dell’ordine: LISTINO e EDI.

Il Listino Metel  portale MDP – Metel Data Pool contiene oramai oltre 3 milioni di articoli e 490 produttori, listini che hanno una chiara politica commerciale e che si possono integrare velocemente con i sistemi gestionali dei grossisti. Nel listino è inclusa la classificazione ETIM: uno standard internazionale ormai utilizzato da più di 70 produttori per oltre 450.000 articoli. Metel® offre soluzioni a partire dal listino: Easy Catalog uno strumento per creare in pochi semplici passi un listino certificato Metel® che può contenere la classe ETIM. 

L’EDI, Electronic Data Interchange, permette lo scambio di dati tramite trasferimento elettronico tra sistemi informatici diversi, e trova un’applicazione pratica nella soluzione CloudEDI, compatibile con qualsiasi sistema operativo.