Gestione degli ordini: l’importanza della tracciabilità

Una fase cruciale del ciclo dell’ordine è senza dubbio quella della spedizione, ovvero quando la merce esce dal magazzino del fornitore, per essere consegnata al cliente.

Che la logistica sia interna, oppure affidata a terze parti, la possibilità di monitorare in tempo reale i movimenti del prodotto è ormai realtà. Ecco perché oggi è necessario dotarsi di un sistema per la tracciabilità degli ordini.

Che cosa si intende per tracciabilità

Il termine tracciabilità ha a che fare con diverse tipologie di monitoraggio della merce, ma in qualsiasi caso, è definita da particolari procedure di supply chain. Si parla, infatti, di tracciabilità interna quando si monitora il prodotto all’interno della propria azienda, durante il processo di produzione, oppure in ottica di gestione scorte del magazzino. La tracciabilità esterna avviene, invece, quando la merce lascia i presidi aziendali per essere recapitata al cliente.

Nel secondo caso, si possono verificare due tipi di tracciabilità in base alle esigenze logistiche. La prima prende il nome di tracing, una procedura che ripercorre a ritroso i vari step del prodotto durante la spedizione per capire, ad esempio, dove è sorto un problema; la seconda tipologia, prende il nome di tracking, un sistema che permette di identificare la posizione della merce in tempo reale.

In qualsiasi caso, i sistemi di tracciabilità dovranno integrarsi con i software gestionali delle aziende, in particolare con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e sistemi WMS (Warehouse Management System). Per questo motivo, è fondamentale che anche nei sistemi di tracciabilità, soprattutto nello scambio di informazioni tra aziende, si adotti un linguaggio standard e comune tra le parti, principio alla base di una gestione EDI del ciclo dell’ordine.

I vantaggi della tracciabilità

Oggi i sistemi di tracciabilità sfruttano la tecnologia digitale per ottenere le informazioni, come ad esempio sistemi di codifica dei prodotti tramite l’applicazione di codici a barre o di etichette RFID, in grado di trasmettere dati con un segnale a onde radio. Nel futuro, si prevedono sistemi robotizzati che sfruttano soluzioni blockchain basate su IoT e intelligenza artificiale, con sensori applicati sulla merce che registrano e inviano informazioni in tempo reale su posizione, movimenti, condizioni climatiche.

In generale, i prodotti vengono tracciati per ottenere informazioni utili per una corretta gestione dell’ordine, tra cui orario di spedizione, orario di ricezione, quando e dove la merce è disponibile. 

La reperibilità ottimizzata di queste informazioni, comunicate in modo ordinato e tempestivo, consente di ottenere numerosi vantaggi:

●      Migliorare la sicurezza del trasporto e in generale dei prodotti spediti

●      Adottare una comunicazione trasparente nei confronti del cliente

●      Migliorare la performance dei processi legati al ciclo dell’ordine

●      Ridurre gli sprechi, in termini di tempi di consegna, costi, ore di lavoro del personale.

Infine, ma non meno importante, un sistema di tracciabilità efficace porta valore a tutta la catena della distribuzione, a favore di una crescita diffusa della filiera di appartenenza.